Προβλέπεται η τήρηση και καταχώρηση σ’ αυτό του προσλαμβανόμενου προσωπικού με τις διατάξεις:

·         Της αριθμ.21/500/26-3-98 Υπουργικής Απόφασης- ΦΕΚ 313Β.

Κάθε σελίδα αποτελείται από δύο φύλλα. Το πρώτο παραλαμβάνεται από τα αρμόδια Όργανα κατά τον έλεγχο, ενώ το δεύτερο παραμένει στο στέλεχος και φυλάσσεται για 10 χρόνια.